辦一場成功的座談會（Web Only）

EMBA雜誌編輯部/文

當公司辦了一場成功的座談會，會吸引許多與會者留下名片，以及媒體大篇幅的報導。當公司辦了一場不成功的座談會，與會者覺得浪費了時間，之後沒有人會再記得這個活動，甚至對公司產生不好的印象。公司投入的資源可能一樣，但是好壞的成果卻有天壤之別。

當公司辦了一場成功的座談會，會吸引許多與會者留下名片，以及媒體大篇幅的報導。當公司辦了一場不成功的座談會，與會者覺得浪費了時間，之後沒有人會再記得這個活動，甚至對公司產生不好的印象。公司投入的資源可能一樣，但是好壞的成果卻有天壤之別。
「今日管理」（Management Today）雜誌日前報導，公司要籌辦一場成功的座談會，必須遵循的三大步驟：

1.設定明確的目標。思考為何公司需要舉辦這場座談會？這場座談會將如何配合公司的整體策略？當天公司想要傳達的主要訊息為何？

2.決定邀請的聽眾名單。有效控制與會人數，才能有效控制預算，公司應該思考這次座談會，最需要吸引的對象為何，仔細過濾受邀名單。在決定人數後，再挑選適合的場地，場地風格最好符合公司的形象，例如，電腦公司選擇現代感十足的場地，廣告公司則選擇具有創意的地方。

選定場地後，主辦座談會的員工應該事前到現場查看各項細節，包括，廁所是否乾淨、提供點心的內容等。有些公司事前的功課做得很足夠，以英國的聯合利華（Unilever）為例，在舉辦會議前，公司會先派員工到會場，如果會場使用競爭對手的茶包等產品，公司會以自己的產品取代，以免為其他公司打廣告。

3.決定座談會的內容。會中不要包含太多不重要的資訊，例如，對公司進行過度的推銷。如果會議的主題比較枯躁無趣，公司必須在呈現方式上求變化，例如，邀請專業或有名的演講者。此外，建立人脈是許多企業主管撥空參加座談會的原因，所以公司在安排座談會的時間表時，不要將時間排得過緊，適當安排休息時間，讓與會者有交談的機會。在座談會後，公司可以發給聽眾問卷調查，了解這次座談會舉辦的得失，以供下次參考。